BIPH mail instructions

30 липня поштова система нашого Інституту (@biph.kiev.ua) буде переміщена на нову платформу (на сервери Google). Це дасть можливість вирішити нагальні проблеми із безпекою, спамом та надійністю доставки пошти. Крім того, інтерфейс, знайомий багатьом за сервісом Gmail, є більш комфортним та потужним за можливостями. Ця сторінка містить основні інструкції, як здійснити "переїзд" швидко та безболісно.

Ім'я користувача

Ваша електронна адреса @biph.kiev.ua залишиться без змін. Обране користувачами ім'я буде перенесене на нову платформу, тому ніхто з ваших абонентів не втратить контакт. Проте, пароль для доступу необхідно буде змінити (це можна зробити заздалегідь, див. п.3).

Важливо: на нову платформу будуть перенесені лише облікові записи користувачів, які є співробітниками чи аспірантами Інституту; проте доступ до вмісту скриньки на старому сервері буде збережено для усіх користувачів.

Вміст старої скриньки

Вміст поточної скриньки в @biph.kiev.ua буде збережено, проте його не буде автоматично перенесено на нову платформу. Ваша нова скринька спочатку буде порожньою. Коли адміністратори переведуть пошту на нову платформу, скринька в Google почне наповнюватися. Доступ до старої пошти буде здійснюватися через адресу [1] через старий пароль.

Крім цього, усю пошту з старої скриньки можна зберегти на персональному комп'ютері, використовуючи поштову програму та протокол POP3. При цьому усі листи будуть завантажені у поштову програму та доступні офлайн, навіть без доступу до мережі. Опціонально можна зберегти копію листів на сервері та мати до них доступ через звичний веб-інтерфейс.

Важливо:

• старий інтерфейс слугуватиме лише для доступу до архіву листів; усі нові листи будуть приходити на сервери Google
• надсилання пошти через старий інтерфейс або SMTP-сервер інституту також будуть неможливими
• на відміну від старого сервера, сервіси Google мають обмеження обсягів збереженої інформації
• ми не можемо гарантувати вічну працездатність старого сервера, тому радимо зробити резервну копію важливої інформації

Якщо є нагальна потреба, листи з старого сервера можна перенести у нову скриньку, скориставшись протоколом IMAP. Якщо ви не знаєте, як це працює, зверніться до адміністраторів.

Доступ до нової скриньки

Якщо ви є користувачем сервісу Gmail, робота із новим інтерфейсом не буде проблемою. Ваша адреса @biph.kiev.ua одночасно є логіном в корпоративні сервіси нашого інституту від Google. Окрім пошти, цей набір включає в себе:

• хмарне сховище Google Drive
• набір офісних сервісів для роботи із документами, таблицями, презентаціями тощо
• сервіс відеоконференцій Google Meet та текстовий чат

Логіном до цих сервісів є ваша адреса @biph.kiev.ua. Якщо ви вперше налаштовуєте доступ до Google сервісів в @biph.kiev.ua, вам потрібно встановити пароль. Для цього слід звернутися до адміністраторів (див. нижче).

Доступ через браузер на комп'ютері

Для того, щоб увійти в корпоративні сервіси, слід ввести в адресний рядок браузера адресу будь-якого сервісу Google, наприклад https://mail.google.com/ або https://drive.google.com/

Важливо: Google акаунт @biph.kiev.ua відмінний від вашого персонального @gmail.com, якщо ви його маєте. Якщо у вашому улюбленому браузері збережені персональні логін та пароль, для доступу до корпоративних сервісів слід змінити обліковий запис. Для цього потрібно натиснути на картинку із зображенням вашого профілю (типово у верхній правій частині екрану), де обрати опцію "Додати інший обліковий запис" та ввести ваші логін @biph.kiev.ua та пароль. Якщо комп'ютер є надійним, ним користуєтеся виключно ви, логін та пароль можна зберегти, тоді ви зможете швидко та зручно переключатися між різними обліковими записами.

Важливо:

• доступ до нового інтерфейсу наразі здійснюється через адресу [2]
• стара пошта - [3]

Доступ через мобільні додатки

Суттєвою перевагою нової платформи є можливість користування інститутською поштою з мобільних пристроїв. Для цього у відповідному додатку (Gmail, Диск, Клас та ін.) потрібно додати новий обліковий запис із логіном @biph.kiev.ua. Він буде автоматично збережений, і надалі ви зможете швидко та зручно переключатися між різними акаунтами.

Важливо: до старої пошти такого доступу немає.

Доступ через поштові програми

Якщо ви використовуєте поштові програми (Outlook, Thunderbird або ін.), їх можна легко налаштувати для роботи із новою поштовою скринькою. Існують два протоколи доступу до поштової скриньки:

• POP3 завантажує з сервера копію листа та зберігає її локально на комп'ютері; це дозволяє працювати із поштою навіть за відсутності доступу до мережі; при цьому копія листа може або видалятися з сервера (тоді через браузер ви будете бачити порожню скриньку), або ж зберігатися на ньому (тоді ви зможете читати пошту як у програмі, так і в браузері)
• IMAP показує у поштовій програмі вміст скриньки, ви будете бачити те саме як у програмі, так і у мобільному додатку чи у браузері; проте для цього потрібен доступ до інтернету

Щоб скористатися тим чи іншим протоколом, відповідну можливість необхідно включити у налаштуваннях нової скриньки:

Важливо: доступ до старої пошти збережений, але в налаштуваннях потрібно замінити адресу сервера; доступ лише з локальної мережі інституту.

Розклад змін

Важливо: переїзд успішно здійснився :)

Наведена інформація пояснює алгоритм майбутніх змін. Наразі пошта приймається старим сервером, а доступ до скриньки здійснюється як раніше. Нова скринька поки пошту не приймає, але ви вже можете налаштовувати до неї доступ, отримавши від адміністраторів пароль, якщо ви досі не користувалися корпоративними сервісами Google.

Після завершення підготовчих робіт будуть внесені зміни у налаштування серверів. Тоді старий сервер перестане приймати пошту, а новий за деякий час почне. Оновлення конфігурації може зайняти кілька годин, і цей час може бути різним, залежно від вашого постачальника доступу до Інтернет. Листи при цьому не загубляться, можлива лише затримка їхньої доставки.

Для зменшення ризику втрати важливих листів ми запустимо процес переходу вночі. Запланований термін - субота 30 липня!

Після завершення переїзду стара скринька буде доступна за адресою oldmail.biph.kiev.ua (без можливості відправки з неї листів), а mail.biph.kiev.ua направлятиме на новий інтерфейс.

Підтримка та консультація

Завідувач інформаційного відділу Андрій Чернінський:

• infdep@biph.kiev.ua
• telegram @uablacknick
• внутрішній 14-18 або 256-2418
• +380 63 8593807

Служба підтримки мережі та сайту, м.н.с. Андрій Дромарецький:

• telegram @avi9526